Intranet firmowy

Czym właściwie jest intranet i czy Twoja firma go potrzebuje?

Intranet to wewnętrzna platforma internetowa dostępna wyłącznie dla pracowników Twojej organizacji. To cyfrowe centrum dowodzenia – miejsce, w którym spotykają się aktualności firmowe, baza wiedzy, dokumenty, narzędzia HR, katalog pracowników i komunikacja zespołowa.

Nie mylić z oprogramowaniem do zarządzania projektami ani z firmowym czatem. Intranet to coś więcej – to żywa przestrzeń, która buduje poczucie przynależności, redukuje chaos informacyjny i odpowiada na pytanie: „Gdzie to jest i do kogo mam się zwrócić?”

Jeśli w Twojej firmie choć raz zdarzyło się coś z poniższej listy – czas poważnie rozważyć wdrożenie:

• Ważne dokumenty i procedury krążą po mailach lub gubią się na dyskach lokalnych
• Nowi pracownicy nie wiedzą, jak działa firma – onboarding to chaos
• Trudno dotrzeć do konkretnej osoby z konkretnym działem kompetencji
• Informacje o zmianach w firmie docierają do pracowników z opóźnieniem lub wcale
• Wiedza kluczowych ekspertów nie jest nigdzie udokumentowana i odchodzi razem z nimi
• Różne działy pracują w izolacji, nie wiedząc, co robią inne zespoły

Nasze podejście – intranet szyty na miarę, nie szablon z pudełka

W ProudMedia nie wdrażamy gotowych produktów SaaS z licencją miesięczną, które rozrastają się w nieskończoność i pochłaniają budżet. Projektujemy intranety indywidualnie . Są one dopasowane do struktury organizacyjnej, kultury firmy i realnych problemów komunikacyjnych, z którymi się mierzysz.

Nasze podejście opieramy na trzech zasadach:

1. Analiza przed projektem – Zanim cokolwiek zaprojektujemy, rozmawiamy z Tobą i Twoim zespołem. Chcemy zrozumieć, jak naprawdę wygląda Twoja organizacja, nie tylko na papierze.
2. Funkcjonalność nad estetyką – Intranet musi być przede wszystkim użyteczny. Dbamy o design, ale nie pozwalamy, by wyglądał pięknie i działał źle.
3. Adaptacja to podstawa – Najtańszy intranet to ten, z którego nikt nie korzysta. Projektujemy tak, żeby pracownicy chcieli tam wracać.

Co może zawierać intranet zaprojektowany przez ProudMedia?

• Zakres każdego wdrożenia ustalamy indywidualnie, ale poniżej znajdziesz typowe moduły i funkcje, które realizujemy:
• Tablica aktualności – Centrum informacyjne firmy, czyli ogłoszenia zarządu, zmiany procedur, wyniki, nowe projekty. Koniec z newsletterami, które lądują w spamie.
• Baza wiedzy i dokumenty – Procedury, instrukcje, szablony, regulaminy – wszystko w jednym miejscu, wyszukiwalne i zawsze aktualne.
• Katalog pracowników – Profil każdego pracownika z zakresem odpowiedzialności, kontaktem i działem. Koniec z pytaniem: „Kto tu zajmuje się fakturami?”
• Moduł onboardingowy – Ścieżka dla nowego pracownika – co przeczytać, z kim się poznać, jakie dostępy uzyskać i kiedy. Ustandaryzowany, skalowalny, powtarzalny.
• Struktura organizacyjna – Interaktywny schemat firmy z mapą działów i zależności – szczególnie ważny przy skalowaniu i pracy zdalnej.
• Sekcje działowe – Dedykowane przestrzenie dla każdego działu – własne aktualności, zasoby i dokumenty widoczne tylko dla wybranych grup.
• Formularz wniosków i HR – Cyfrowe wnioski urlopowe, delegacje, zamówienia sprzętu – bez papierowych druczków i mailowego ping-ponga.
• Logowanie SSO i uprawnienia – Integracja z domeną firmową lub Google Workspace. Każdy widzi tylko to, co do niego należy.

Jak przebiega proces wdrożenia intranetu?

1. Warsztat odkrywczy

   Spotykamy się z kluczowymi osobami w Twojej organizacji. Zbieramy informacje o strukturze firmy, problemach komunikacyjnych, oczekiwaniach i ograniczeniach – technicznych i budżetowych.

2. Architektura informacji

   Projektujemy logiczną strukturę intranetu – mapę sekcji, poziomy dostępów, hierarchię treści. Na tym etapie decydujemy, co i gdzie znajdzie swoje miejsce.

3. Projekt UX i UI

   Przygotowujemy makiety interfejsu – wizualne prototypy kolejnych ekranów, które konsultujemy z Tobą przed przystąpieniem do kodowania.

4. Implementacja i integracje

   Budujemy intranet zgodnie z zatwierdzonym projektem. Integrujemy go z Twoją domeną, Active Directory, Google Workspace lub innymi systemami, z których korzysta firma.

5. Testy i poprawki

   Testujemy działanie na różnych urządzeniach i w różnych rolach użytkowników. Sprawdzamy uprawnienia, wydajność i bezpieczeństwo.

6. Wdrożenie i szkolenie

   Publikujemy intranet i przeprowadzamy szkolenie dla administratorów oraz redaktorów treści. Przekazujemy dokumentację techniczną i użytkownika.

7. Opieka powdrożeniowa

   Zostajemy do dyspozycji. Oferujemy serwis techniczny, wsparcie redakcyjne i pomoc przy rozbudowie platformy w miarę wzrostu organizacji.

Dlaczego Proud Media?

Doświadczenie z organizacjami różnej skali – Realizowaliśmy projekty dla małych firm z kilkunastoosobowym zespołem, jak i korporacji z rozproszonymi oddziałami w całej Polsce.

Pełna kontrola po wdrożeniu – Oddajemy Ci intranet, którym możesz samodzielnie zarządzać. Nie uzależniamy Cię od siebie – to nasza zasada od początku działalności.

Jeden punkt kontaktu – Projekt, UX, programowanie, treści, szkolenie – wszystko realizujemy pod jednym dachem. Bez koordynowania trzech różnych dostawców.

Bezpieczeństwo danych – Intranety zawierają wrażliwe dane firmowe. Dbamy o prawidłową konfigurację serwera, certyfikaty SSL, politykę haseł i poziomy uprawnień.

REFERENCJE